Qu’est-ce qu’une facture frauduleuse et comment les titulaires de droits de propriété intellectuelle peuvent-ils s’en protéger efficacement ?

Introduction

La réception de factures frauduleuses est devenue l’un des risques les plus récurrents et les plus coûteux pour les titulaires de droits de propriété intellectuelle. Le schéma est désormais bien connu : des fraudeurs exploitent les données publiques issues des registres officiels, reproduisent les codes visuels et le langage institutionnel, puis réclament des paiements pour des prestations inexistantes ou sans utilité juridique. Au-delà de la perte financière, ces pratiques fragilisent la confiance dans l’écosystème de la propriété intellectuelle et imposent aux entreprises d’adopter une véritable gouvernance du risque.

Quand la facturation devient un outil de fraude : vigilance accrue pour les titulaires de droits de propriété intellectuelle

Une facture frauduleuse est une demande de paiement qui cherche à se confondre avec une communication officielle, en se référant à un dépôt de marque, une publication, une période d’opposition ou un renouvellement. Elle propose fréquemment une inscription dans des « registres privés » présentés comme indispensables, alors qu’ils n’ont aucune portée officielle.

La fraude repose sur l’ambiguïté entre taxes officielles et services facultatifs dépourvus d’intérêt, tout en insinuant qu’un non-paiement pourrait compromettre des droits. Les offices, dont l’EUIPO, publient des avertissements et des exemples de communications trompeuses sur leurs sites internet en répertoriant les entreprises impliquées dans ce type d’escroquerie.

A titre d’exemple, en 2023, une série d’e-mails frauduleux a été signalée. Ces derniers provenaient de boîtes mails utilisant des noms de domaine proches de ceux de l’EUIPO. Ces e-mails, appelés phishing, prétendaient faussement provenir du directeur exécutif adjoint de l’office et demandaient le paiement d’une prétendue taxe d’enregistrement sur un compte bancaire étranger qui n’appartient pas du tout à l’office.

Cela constitue une fraude par usurpation d’identité, matérialisés par un faux certificat d’enregistrement imitant le nom, l’acronyme et le logo de l’office.

La vulnérabilité des titulaires de droits

L’exposition des titulaires de droits démarre dès la publication d’une demande et se poursuit jusqu’au renouvellement. La publication agit comme un déclencheur, car elle rend visibles l’identité du déposant, la date du dépôt, et l’état procédural. Un second moment critique correspond aux délais d’opposition, lorsque l’organisation interne peut hésiter sur les démarches à accomplir face au titulaire d’un droit antérieur. Enfin, l’approche des renouvellements offre un terrain favorable aux fraudeurs, notamment lorsque des équipes reçoivent de prétendus « derniers rappels » avant même que l’office n’émette une communication officielle. Le risque est accentué lorsque la gestion de propriété intellectuelle est répartie entre plusieurs filiales ou marques, et lorsque les circuits de paiement privilégient la rapidité.

Identification des signaux d’alerte

La méthode la plus fiable consiste à vérifier les éléments structurants plutôt que de discuter le style du message. L’authenticité dépend de l’identité de l’émetteur, du canal de paiement, et du compte bancaire bénéficiaire. Dès lors qu’un office met à disposition un espace sécurisé, les paiements et notifications légitimes doivent être recherchés prioritairement via ce canal, et non via un courriel non sollicité. Les fraudeurs recourent classiquement à des noms de domaine très proches des domaines officiels, avec de légères fautes, et avec des pièces jointes imitant certificats ou décisions. En entreprise, le réflexe décisif est procédural : aucun paiement lié à la propriété intellectuelle ne doit être validé sans vérification du dossier dans le portail officiel ou dans les archives internes, et sans confirmation formelle de la qualité du bénéficiaire.

L’effet d’accélération de l’intelligence artificielle (IA)

L’IA générative augmente la crédibilité et l’industrialisation. Elle facilite la rédaction multilingue de messages au ton juridique maîtrisé, réduit les indices grossiers, et permet une personnalisation de masse à partir des données publiques. Elle favorise également l’optimisation du « timing » : en observant les habitudes de traitement des entreprises, les fraudeurs peuvent cibler les périodes où la probabilité de paiement est la plus élevée. Les constats des autorités européennes et des acteurs de coopération anti-fraude décrivent un phénomène structuré, alimenté par des gains importants réinvestis dans des outils, des prête-noms et une logistique internationale. La conséquence pratique est nette : la sensibilisation devient insuffisante, et la sécurité repose davantage sur les contrôles internes.

Les bons réflexes de la lutte contre la fraude

Face à une demande suspecte, la bonne réaction n’est pas de supprimer l’e-mail frauduleux. En interne, les équipes juridiques et la personne en charge de la propriété intellectuelle doivent être informées pour vérifier si une taxe officielle est réellement due, et la comptabilité doit être alertée pour bloquer l’exécution du paiement. Si un paiement a déjà été effectué, il convient de contacter immédiatement la banque afin d’envisager une annulation ou une procédure de récupération, la rapidité étant souvent déterminante. En externe, le signalement n’est pas accessoire : il alimente les enquêtes, permet aux offices d’alerter et contribue à démanteler les campagnes. Sur le plan probatoire, il est essentiel de conserver le message dans sa forme d’origine afin de préserver les en-têtes et données techniques, un simple transfert pouvant faire disparaître des informations utiles.

Conclusion

Les factures frauduleuses exploitent la transparence des registres, ce qui impose une réponse structurée : procédures de validation, canaux sécurisés, formation, et culture interne où l’urgence ne supplante jamais la vérification.

Le cabinet Dreyfus & Associés accompagne ses clients dans la mise en place de dispositifs de prévention, la gestion d’incidents, les échanges avec les offices et autorités, ainsi que l’analyse des volets phishing et usurpation d’identité lorsqu’ils se cumulent.

Le cabinet Dreyfus et Associés est en partenariat avec un réseau mondial d’avocats spécialisés en Propriété Intellectuelle.

Nathalie Dreyfus avec l’aide de toute l’équipe du cabinet Dreyfus.

FAQ

1.Quels types de factures frauduleuses circulent le plus fréquemment dans le domaine de la propriété intellectuelle ?
Les plus fréquentes concernent des inscriptions dans des registres privés sans valeur juridique, des faux avis de renouvellement ou d’opposition, ainsi que des offres de services prétendument obligatoires. Certaines imitent directement les communications des offices ou des conseils afin de créer une confusion sur le caractère officiel de la demande.
2. À quelles étapes clés de la vie d’un titre de propriété intellectuelle le risque de fraude est-il le plus élevé ?
Le risque est particulièrement élevé lors de la publication d’un titre, pendant les délais d’opposition et à l’approche des renouvellements. Ces étapes rendent les informations publiques et créent une pression temporelle propice aux paiements non vérifiés.
3. Comment distinguer une demande légitime d’une tentative de fraude ?
Toute demande de paiement doit être vérifiée via les canaux officiels sécurisés des offices ; les courriels non sollicités, urgents ou comportant des comptes bancaires atypiques doivent alerter.
4. Comment organiser efficacement un circuit interne de validation des paiements liés à la propriété intellectuelle ?
Tout paiement doit être validé par la fonction juridique ou la personne en charge du portefeuille, à partir des portails officiels ou de références bancaires préalablement vérifiées. Aucun règlement ne devrait intervenir sur la seule base d’un courriel non sollicité ou présenté comme urgent.
5. Faut-il signaler une tentative même sans paiement ?
Oui, le signalement permet d’alimenter les enquêtes, de prévenir d’autres utilisateurs et de renforcer l’efficacité des dispositifs collectifs de lutte contre la fraude.

Cette publication a pour objet de fournir des orientations générales au public et de mettre en lumière certaines problématiques. Elle n’a pas vocation à s’appliquer à des situations particulières ni à constituer un conseil juridique.